发票关务软件必须注明一个发票号码（自己拟定），出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。

发票的末端通常有E.&O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改关务软件。

·      形式发票 (PROFORMAINVOICE)

形式发票的用处一是类似于单方面合同，作为报价和确定交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。

可以根据需要在空白处以“REMARK”加注的形式增加条款，比如交货期等等，以进一步落实交易。此外，关务软件对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。

在采用国际快递寄送货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。

5、装箱单：

装箱单详细列出了每个货物包装箱的内容，包括商品描述关务软件、数量和包装方式。这有助于海关检查和货物跟踪。

6、运输单据：

这包括提单（海运）、空运单（空运）、货运单（陆运）等。它们证明货物的所有权和货物的装运和交付。

7、检验证书：

在一些国际贸易中，特别是涉及食品、药品和化工产品等高风险商品时，质检证书是必需的，关务软件以保证买卖双方的利益和消费者的安全。

在我国，这类证明一般由中国进出口商品检验局出具，如合同或信用证无特别规定，也可区分不同情况， 由进出口公司或生产企业出具，但应注意证书的名称及所列项目或检验结果， 关务软件应与合同及信用证规定相同。