海运冷冻柜冷链装箱拖车运输订舱注意事项

 

冷冻柜接单—订舱—拖车—报关—文件操作（包含提单、帐单确认及放货等）
  

冷冻运输操作流程说明以及注意事项。
 

一. 接受委托
 1. 需要由我司业务人员提供一份完整的由客户填写的冻柜BOOKING-FORM（需要客户签字并加盖公司公章）。
 2. 为了保证有较充足时间进行操作,建议在深圳及附近珠三角地区装货的客户需最迟在结关日前4天就要订舱;如在粤西以及省外等较远地区装货的客户应最迟在结关日前6天就要订舱。（但因为冷冻柜是属于特种柜，我建议一般要在船公司截关前7-10天就要订舱）
 

二.具体操作注意事项
 1. 做柜时间：保证有足够的时间订舱/PTI /预冷/到厂, 要考虑码头免堆期，还柜时间不能超过免堆期。另外如在较远地方装柜的，还需要考虑免柜租期。
 A. PTI(冷冻柜检测):船公司做PTI一般需要4至8小时。
 B. PRE-COOL(预冷): 船公司做一般需要8至12小时。
 C. 免堆期：一般船公司免堆期为3天（即含结关日的前3天，但也有些船公司是以开船日来推算），所以订舱前一定要和船司确认好。
 D. 免柜租：一般船公司的免柜租期是3天。（特殊的LYKES的免柜租期是2天）
 

2.截关时间：保证有足够的时间报关/上船/突发事件。
 A. 在客户产地封关，再到深圳转关的，至少需要预留一天的报关时间。
 B. 如客户在深圳一般贸易清关的，需要预留两至三天的报关时间
 

3.起运港/目的港
 

4.柜型柜量（20’RF & 40’RQ ）
 

5.货品名以及货物毛重：
 A. 现在向船公司订舱必须提供详细的货品，最好中英文的品名一起提供，如在特殊情况下客户提供不了确切品名，那至少要货品的类别，如：水果，蔬菜，海产品，牛肉丸子，鱼丸，蚕蛹等。
 B. 在订舱时船公司需要提供货物毛重，因某些港口是有限重要求，如韩国的BUSAN要求货物毛重不能超过23吨。
 

6.温度及通风：
 1.冻柜的可调节温度范围一般是：负21摄氏度至正18摄氏度之间
 2.冻柜的可调节通风范围大约是：0 CBM/HOUR~~240CBM/HOUR。
 3.为保证冻货的安全储运，为保证冻货的安全储运，订仓时需仔细确认温度、通风 量以及是否预冷等要求。一般情况冻货（0°C以下）不需要通风，只有冷藏保鲜货（0°C以上鲜货的水果及蔬菜）才有需要通风。
 

7.商检、报关要求、CWI
 CWI：需要在深圳进行一般贸易清关，一般情况均要做CWI；如在产地封关再到深圳转关的，则一般情况不要做CWI，具体请与客户确认。
 A.CWI单：此单由提柜的堆场出证，单价一般为180 RMB/柜。
 B.CWI正本：此单需要将CWI单拿到商检局进行换证。有些船公司可以为客户向商检局申请直接出CWI正本，但需要在提冻柜时间前两个工作日向船公司申请做此项服务。目前提供此项服务的船公司有：OOCL、YML等。由船公司做此项服务的费用约为425 RMB/柜。
 

 三. 冷冻柜确认
 

1． 船东确认：船期/柜型/舱位/冻柜/CWI方式
 A.无舱位或船期变动——>通知客户——>联系其他船东——>ok
 B.无法解决——>通知业务员/客户改期或取消
 

2． 车队确认：拖冻柜/转关车/CWI等
 A.无车可派——>与业务员/客户沟通——>联系备用车队——>ok
 B.还是无车可派——>与业务员/客户商讨解决方案——>ok
 C.无法解决——>取消
 说明：在旺季时，我们一般要在做柜前3天向车队预约车，尽可能避免无车可派的情
 况。
 

3． 客户确认：将录入结果打印传真给客户确认
 A. 客户确认——>ok
 B. 客户修改——>录入重新打印回传客户
 

四. 冷冻柜订舱
 1.按船东要求填写订舱单并传真给船东
 1） 船期/起运港/目的港
 2） 通风/温度/是否CWI
 3） 是否需要预冷/提柜时间
 4） 冻柜特殊要求（是否要除霜）
 5） 柜型/柜量/货品
 

2.收到S/O后审阅，
 1）S/O有误——>书面要求船东更改重新放舱。
 2）S/O ok——》五。
 

五. 冷冻柜冷链拖车运输
 

1.拖车委托/地址/及 S/O 传真给车队
 内容：柜型柜量/装柜地点/联系人/到达时间/是否转关/报关地点/
 

2.电话确认已收到传真
 

3.要求车队书面确认有车
 

4.收取车队书面确认
 

六.冷冻柜订舱确认
 

书面通知客户已安排好订舱/拖车
 1.订舱信息：船期/柜型/POL/POD
 

2.拖车信息：确认做柜时间/拖车及司机资料（或者后补时间）
 

七.冷冻柜做柜 
 1.做柜前一天与车队确认拖车、冻柜及司机资料。
 

2.通知司机运输过程中需全程为冻柜制冷，如在运输过程出现车载发电机故障，不能正常为冻柜制冷时，要求车队要立即通知我们，并让车队立即采取补救措施（如抢修发电机，换车等），我们将根据当时的实际情况将信息反馈给客户。
 

3.书面传真拖车/冻柜/司机资料给客户。
 

4.电话和客户确认第二天装货计划有无变动，落实最后确认的装货时间，如有变动就立刻通知车队做相应的调整。
 

5.随时关注装车动态：准时到达/装车进展。
 

6.要求车队回传费用清单。
 

八.冷冻柜报关
 

1.深圳报关
 A.通知报关行装车完毕，准备报关，如当日截关则提醒报关行盯紧。
 B.中午时段联系报关行，跟踪报关进展。
 C.下午5：30左右，与报关行确认报关结果。
 

2.深圳转关
 

确认封关完毕，通知深圳报关行准备。
 

3.通知客户报关进展
 特殊情况处理：如在结关日下午遇到突发事件影响（如海关查柜等情况），不能按时报关放行时，需要立刻向船公司申请延后收放行条的时间，并向船公司确认开船的准确时间。如船将在第二天下午或晚上开船，那就很有希望向船公司申请将收放行条时间延到第二天的中午或下午（因船公司一般情况下都会想办法，尽量让冻柜上船）。同时将报关出现的实际情况及时反馈给客户。
 

九.提单、帐单确认及放货
 

1.在报关的过程与客户预对提单并准备船东补料。
 

2.通关后，要求客户最后确认提单。
 

3.第一时间给船东补料，安排电放（美加要提前72小时补料）。
 

4.要求船东出具费用清单。
 

5. 账单确认：
 （1）如是在委托书上正常报价范围内的费用，可不用客户确认。
 （2）如产生异常或特殊费用，操作需填写《特殊费用确认单》传真给客户，要求客户一定要签字确认并回传给操作，如客户没有确认回传，操作需将此情况反馈给业务员，由业务员与客户协调；如供应商与我司在费用上有分歧，操作需将此情况反馈给产品经理，由产品经理与供应商进行协调；
 （3）操作需将帐单传真给客户后，打电话给客户确认收到，并要求客户签字回传，如客户没有回传，操作将此情况发邮件给业务员，同时抄送给操作主管和产品经理；
 （4）正常情况下操作应该在客户核对提单的同时将帐单传给客户确认,如有额外费用产生再另传额外费用帐单给客户确认。
 （5）存档：要求每票帐单需打印存档，且帐单是存档文件之一。
 

6.在货到港前48小时将放货相关资料由放货同事传给代理。
 

7.通知财务在到港前安排收付运费。
 

8.确认客户已付运费，出单。（票结客户一般要求在船开后3天左右将付款水单传给我司）
 

此阶段的注意事项：
 

A. 由于冻柜风险较大，一般建议客户出船东单，以尽量减少我司受承担的风险。
 

B. 在走近洋航线时，建议客户采用船单电放的放货形式。因冻柜在目的港的免堆期比较短（免堆期1~3天），采取船东电放的便于收货人在目的港能及顺利、快捷的办理提柜手续。
 

C. 如在（本公司）提单的情况下，近洋航线需要至少在货到港前1天将放货相关资料传给代理；远洋航线需要在货到港前3天相关资料传给代理。