外贸单证是外贸交易中不可或缺的重要环节，熟练掌握外贸单证的流程，才有助于保障外贸交易的安全、顺利进行。本文将介绍外贸单证的完整流程以及5个风险防范建议，希望对正在做外贸行业的朋友能够有所帮助。

 

外贸单证流程

 1．客户询盘：一般在客户下Purchase Order （一般简称为PO）之前关务系统，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人询盘，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，制作成正式报价单Quotation给客户。报价单需要用你司抬头以及注明客户信息关务系统，也别忘了注明报价的有效期。因为汇率和原料价格的波动，报价可能视情况进行调整，因此注明报价有效期为以后调价做好铺垫。

 3．接收订单：经过洽谈，客户确认报价后会发送订购单Purchase Order给业务员，并要求业务员制作形式发票Proforma Invoice（一般简称为PI）。业务员制作完PI，发给客户确认。

 4．准备生产订单：得到客人的订单确认后，开始准备给工厂下单。

 5．业务审批：按照一般的公司流程，业务部收到订单后，制成订单明细关务系统，连同客户订单复印件一起交由管理人员审批后再交给部门跟单员跟进，没有跟单员的公司，业务员自行跟进。

6．下达生产通知

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到关务系统，然后业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障及其它可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。        

 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

未完，续2

来源：自中国出口信用保险公司